Control de tiempo, asistencia y gestión de recursos humanos en la nueva normalidad.

Hoy las organizaciones reconsideran sus estrategias para hacerle frente a la nueva normalidad

La pandemia obligó a las empresas a reestructurar su forma de trabajo, así como también a definir nuevas acciones para cada departamento. El área de Talento Humano no está libre de esta realidad y juega un rol muy importante para asegurar la continuidad del negocio.

Si el recurso humano es el activo más importante de las empresas, es clave cuidar de él, y hoy en un entorno que amenaza su salud, tanto física como mental, es imperativo reconocer y tomar acciones para ello.

La nueva normalidad, ha establecido que el puesto de trabajo ya no solamente es un sitio físico en una oficina a la cual todos nos teníamos de trasladar. Ahora, es un espacio en nuestro hogar o en cualquier sitio geográfico; en especial para los trabajadores móviles. Es decir, es un espacio dinámico, que cambia según las necesidades y las situaciones que se presenten en el entorno en que vivimos.

Es así qué; la implementación de las estrategias de transformación digital se aceleró en todas las empresas y en cada uno de sus departamentos; quienes no las ejecuten, estarán destinadas a desaparecer.

El departamento de Talento Humano, responsable de gestionar el activo más importante de las empresas, debe implementar acciones para esta nueva normalidad, con el uso de soluciones adaptativas, basadas en sistemas inteligentes que les permitan cumplir con sus actividades y tareas.

En este contexto, muchas empresas están llevando al siguiente nivel su gestión del talento humano con la implementación de estrategias que permitan alcanzar objetivos usando soluciones digitales que les permita ahorrar recursos y tiempo:

- El control del tiempo y asistencia del personal se realice en línea y en tiempo real de una manera que cubra la dinámica del puesto de trabajo, es decir, poder seguir registrando y verificando el cumplimiento de las jornadas de trabajo, independientemente de en dónde éstas se realicen.

- El tratamiento de los datos, de igual forma, debe realizarse de una manera automática (transformación digital) en donde los cálculos de atrasos, sobretiempos, administración de ausencias, autorización de justificaciones, vacaciones, entre otros no impliquen una carga operativa adicional.

- Asegurar la buena salud de los colaboradores y sus entornos cercanos; a través del monitoreo frecuente de su situación.

- Aplicar métodos para la recolección de la información de asistencia de manera segura, evitando contactos y flexibilidad en los registros, minimizando el riesgo de contagios del empleado y sus compañeros.

- Cumplir con las normativas regulatorias que la legislación laboral exige.

Los resultados de aplicar integradamente estas acciones son:

Mayor productividad y eficiencia se traduce en reducción de costos
Gracias a los distintos aplicativos y dispositivos digitales, mediante los cuales se automatiza la gestión de permisos, cálculo de atrasos, sobretiempos y vacaciones, reduce las horas de trabajo del personal de RRHH y por ende los vuelve mucho más productivos. Ahorrando a las empresas miles de dólares al evitar la ineficiencia que conllevaría un trabajo manual.

Menor riesgo de contagios para evitar paralización de operaciones
El uso de las nuevas tecnologías permite el registro a distancia y desde cualquier lugar, evitando el contacto directo entre empleados y colaboradores, procurando conservar su buena salud. El monitoreo del personal y visitantes a través de tomas de temperatura y encuestas automáticas de sus condiciones de salud reduce el riesgo y dispara alertas tempranas.

Minimizar fraude
Los sistemas de recolección de marcaciones de asistencia con tecnología biométrica o marcación a distancia con geoposicionamiento aseguran que el registro es realizado por la persona y en el lugar previsto. No hay forma de que una persona realice dicha marcación en nombre de otra.

Mejora clima laboral
Los empleados al notar que la información de sus asistencias, ausencias, vacaciones, permisos, sobretiempos está transparentada y disponible para visualizarla en cualquier momento, así como el entorno de trabajo es seguro y saludable; le da una tranquilidad emocional que contribuye a su desempeño y productividad.

Solución adaptativa y de fácil uso
Contar con un sistema flexible que se adapte a los diferentes modos de trabajo (presencial, móvil, remoto), con diferentes tipos de jornadas (administrativas o rotativas), acceso a información en línea sea en sitio o nube, escalable y actualizable en el tiempo, es el primer paso que una empresa enfocada en el hoy y el mañana debe dar.