En nuestros días para que una empresa compita y sea rentable viene ligado de acuerdo a cómo la misma optimiza sus recursos, reduce costos, tiene la capacidad de automatizar los procesos, mejora en lo que respecta a su toma de decisiones y cuenta con un equipo eficiente y bien administrado.
Por lo mencionado antes, es primordial que se tenga una buena selección del software de control y administración del personal y que esta sea hecha de la mejor manera para que la empresa pueda cumplir con los objetivos asociados a costos e incremento de productividad.
A continuación, se presentará que deben tomar en cuenta para obtener una buena selección de dicho software:
1. Reconocer el problema y oportunidad de mejora
Primero se debe considerar que, al automatizar la gestión de la asistencia del personal hará que sea beneficioso de manera que optimizará procesos y ayudará a la reducción de costos. Si no cumple con esto no valdrá la pena evaluar alternativas puesto que sería una pérdida de tiempo.
2. Características mínimas necesarias que todo software debe incluir
Dependiendo la empresa, cada una cuenta con distintas particularidades y políticas, por lo tanto, se debe considerar esto a la hora de ver un aplicativo. También dependerá del sector económico ya que la dinámica de las jornadas laborales varía. Por lo tanto, se debe tener en cuenta que el software cumpla con la principal característica que es la flexibilidad.
Se debe elaborar una plantilla con todo el control de la empresa para lograr automatizarla y controlar la jornada de trabajo. Para facilitar esto lo podemos agruparlas en 3 tipos de control:
Personal con horarios estándar administrativos y/o rotativos
Personal con horarios flexibles o dinámicos como aquellos que se encuentran en industrias o servicios como hospitales u hoteles
Personal móvil o en trabajo remoto.
Ya resuelto este tema de control de horario, se debe planear cómo vamos a manejar las ausencias o justificaciones de inasistencia. Debe ser indispensable que el software pueda manejar automáticamente estas tareas y también que los trabajadores tengan acceso a la herramienta. Se deberá guardar las ausencias y justificaciones de inasistencia para tener una constancia.
Otra característica que debemos tomar en cuenta en el software es la escalabilidad, por ello hay que saber si se van a controlar las vacaciones con el software.
Algo muy importante es que esta herramienta ayude a su fácil uso pues deberá ser simple e intuitiva, ya que debemos tener en cuenta que los empleados que usen esto deberán capacitarse y adecuarse de la mejor manera posible.
La robustez igualmente es una característica importante que debe cumplir pues se considerará la magnitud de nuestra empresa para que soporte toda la información que se generará.
Por último, pero no menos importante, hay que considerar que los reportes que se hagan tienen que procesar los datos acordes a las necesidades de la compañía como lo son:
- Datos estadísticos de marcaciones
- Ausencias.
- Permisos.
- Transacciones de marcación individual .
- Exportación de datos para uso en sistemas externos.
3. Tecnología empleada
Ya definido todo respecto al software debemos tomar decisión acerca de la tecnología requerida para implementarlo.
Existen dos enfoques los cuales son:
- Instalarlo en las oficinas
- Implementarlo en la nube.
En lo que respecta a la instalación en oficinas de la empresa hay que tener en cuenta primero si se tiene todos los recursos necesarios para que el software opere de manera eficaz. Por ello se tiene que obtener el hardware como: servidores, sistemas operativos, data center, alimentación y respaldos. Hay que tener en cuenta lo que implica esto, pues son gastos de mantenimiento e instalación.
Finalmente, la implementación en la nube ahorrará a la empresa esta inversión antes mencionada, pues cambia de ser un gasto mensual a un gasto menor operativo.
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